Como a tecnologia está impactando as práticas ESG no FBC?
O crescimento em número de clientes, processos, unidades, áreas de atuação, segmentos econômicos atendidos, colaboradores (diretos e indiretos), faturamento e empresas coligadas, foi possível graças à utilização de tecnologia desde os primeiros anos da sociedade.
Exemplo disso é que, em 2012, quando o escritório conquistou o 2º grande cliente, ao invés de adquirir gaveteiros para arquivar os processos judiciais em pastas físicas, os sócios tomaram uma decisão arrojada para a época: contrataram o recém-lançado Google Drive.
Assim, no lugar de utilizarem arquivos físicos, o que implicaria em enormes pilhas de papéis e pastas, todos os processos judiciais sob responsabilidade do escritório seriam digitalizados e arquivados em nuvem.
Destaca-se que, apenas após o início da pandemia da Covid-19, o poder judiciário implementou o projeto de virtualização dos processos físicos.
Portanto, em 2012, pensar num escritório totalmente digital era algo realmente inovador.
A partir dessa decisão, uma série de ações foram desenvolvidas para tornar possível a utilização do Google Drive.
Importante ressaltar que naquele momento o escritório atuava em todo o estado de São Paulo e Minas Gerais, porém, não havia profissionais alocados em cada comarca desses estados. Dessa forma, os advogados internos (associados ao escritório) dependiam de advogados correspondentes para a execução de seus trabalhos.
Esses correspondentes eram prestadores de serviços contratados por ato, que realizavam cópias dos processos e enviavam para que os advogados internos analisassem e adotassem as medidas necessárias.
Com o intuito de reduzir custos, as cópias eram realizadas por máquinas fotográficas digitais, transformadas em arquivo de extensão PDF e enviadas, num primeiro momento, por e-mail para os colaboradores internos do escritório. Os internos, por sua vez, deveriam importar esses arquivos para pasta drive correspondente àquele processo. Assim, a pasta seria constantemente atualizada, evitando-se diligências desnecessárias.
Dessa forma, a fim de resolver um problema operacional e de logística, bem como para reduzir custos, o escritório estava adotando uma prática ligada à sustentabilidade na dimensão do meio ambiente, por meio da eliminação de fotocópias, com a consequente redução da utilização de papel em suas atividades. Frisa-se, ainda, que, já naquele momento, o escritório utilizava-se de papel 100% reciclado.
Ocorre que muitos profissionais não alimentavam a pasta drive com os arquivos recebidos por e-mail e, quando esses mesmos profissionais (ou outros) precisavam ter acesso àquelas cópias, elas não eram localizadas, em razão de terem sido deletadas do próprio e-mail ou do computador, o que acabava gerando retrabalho e aumento nos custos com diligências.
A solução encontrada, então, foi criar uma plataforma em que os advogados correspondentes encaminhassem as cópias em arquivo PDF diretamente para a pasta correspondente àquele processo no Drive.
Com a criação da plataforma, o advogado interno, que antes fazia a solicitação das cópias por e-mail ao correspondente, passou a utilizar um formulário (Google Forms). Nesse formulário, deveriam constar as informações dos processos e quais as cópias seriam necessárias.
Para gerenciar essas solicitações, que eram consolidadas em planilha, e fazer a gestão dos correspondentes (contratação, negociação de valores, pagamento, etc.), foi criada a Central de Diligências, com a qual foi possível reduzir ainda mais os custos em razão de uma melhor gestão da atividade que antes era pulverizada, e que passou a ser centralizada em uma única equipe.
Além do treinamento das equipes internas do escritório, foi necessário treinar também os prestadores de serviços externos, o que contribuiu para o aprimoramento e aperfeiçoamento de suas funções. Importante salientar que muitos desses advogados correspondentes atuavam em cidades muito pequenas do interior e, por vezes, tinham dificuldades com o uso de novas tecnologias. Nesse sentido, a alteração no fluxo de diligências trouxe ainda um benefício para os colaboradores externos e também para a comunidade na qual esses profissionais estavam inseridos, já que se abriu um novo leque de atuação.
Para além da implementação do Google Drive, desde 2014, o escritório utiliza software de gestão de processos para acompanhamento dos processos e prazos judiciais e administrativos, o que trouxe maior segurança e qualidade ao serviço prestado.
Fruto da necessidade em se adequar à nova realidade imposta pelo novo Coronavírus, os documentos são assinados digitalmente desde 2020, sendo armazenados com maior segurança, utilizando-se de criptografia, que mantém a integridade e o sigilo de cada documento.
Também a partir de 2020, intensificaram-se as reuniões por chamadas de vídeo, o que possibilitou a criação de diversos Comitês compostos por colaboradores de unidades distintas, trazendo um sentimento maior de pertencimento e propiciando maior troca de ideias e conhecimento.
A elaboração das atas das reuniões desses comitês, inicialmente, era feita em arquivo compartilhado no Drive, posteriormente, passou a ser realizada por uma plataforma que permite, além da revisão e alteração dos termos, a assinatura digital, o que contribuiu para robustecer a Governança Corporativa, na medida em que os assuntos discutidos e as deliberações ficam documentados, conferindo transparência e agilidade na análise de dados.
O escritório utiliza, ainda, de automação como robôs para peticionamento e varredura de base, privilegiando a segurança, qualidade e o ganho em escala, liberando nossos profissionais para trabalhos mais técnicos.
Resta claro que a tecnologia e a inovação foram determinantes (ainda que inicialmente não fosse o objetivo) para a adoção de práticas ESG (Environmental, Social and Governance) em nosso escritório, bem como o são para todos os segmentos de empresas, seja em se tratando de meio ambiente, no pilar social ou de governança corporativa, oportunizando, ainda, a escalabilidade dos negócios.
Em 2023, seguiremos avançando em nossa agenda ESG.
Vamos juntos?
Por Daniela Braga Paiva Pacheco
daniela@fbcadvogados.com
FBC Advogados
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